Kontrolę płatników której przedmiotem jest wykonywanie zadań i obowiązków z zakresu ubezpieczeń społecznych, wykonywać mogą wyłącznie pracownicy zatrudnieni na stanowisku inspektora kontroli Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.
Zakres przedmiotowy kontroli
Zgodnie z art. 86 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych kontrola może obejmować w szczególności:
1) zgłaszanie do ubezpieczeń społecznych;
2) prawidłowość i rzetelność obliczania, potrącania i opłacania składek oraz innych składek i wpłat, do których pobierania zobowiązany jest Zakład;
3) ustalanie uprawnień do świadczeń z ubezpieczeń społecznych i wypłacanie tych świadczeń oraz dokonywanie rozliczeń z tego tytułu;
4) prawidłowość i terminowość opracowywania wniosków o świadczenia emerytalne i rentowe;
5) wystawianie zaświadczeń lub zgłaszanie danych dla celów ubezpieczeń społecznych;
6) dokonywanie oględzin składników majątku płatników składek zalegających z opłatą należności z tytułu składek.
W trakcie przeprowadzania kontroli inspektor kontroli Zakładu ma prawo:
1) badać wszelkie księgi, dokumenty finansowo-księgowe i osobowe oraz inne nośniki informacji związane z zakresem kontroli;
1a) dokonywać oględzin i spisu składników majątku płatników składek zalegających z opłatą należności z tytułu składek;
2) zabezpieczać zebrane dowody;
3) żądać udzielania informacji przez płatnika składek i ubezpieczonego;
4) legitymować osoby w celu ustalenia ich tożsamości, jeśli jest to niezbędne dla potrzeb kontroli;
5) wzywać i przesłuchiwać świadków;
6) wzywać i przesłuchiwać płatnika składek i ubezpieczonego, jeżeli z powodu braku lub po wyczerpaniu innych środków dowodowych pozostały niewyjaśnione okoliczności mające znaczenie dla postępowania kontrolnego.
Obowiązki płatników składek w trakcie kontroli
Zgodnie z art. 88 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych Płatnicy składek są zobowiązani:
1) udostępnić wszelkie księgi, dokumenty i inne nośniki informacji związane z zakresem kontroli, które są przechowywane u płatnika oraz u osób trzecich w związku z powierzeniem tym osobom niektórych czynności na podstawie odrębnych umów;
1a) udostępniać do oględzin składniki majątku, których badanie wchodzi w zakres kontroli, jeżeli zalegają z opłatą należności z tytułu składek;
2) sporządzić i wydać kopie dokumentów związanych z zakresem kontroli i określonych przez inspektora kontroli Zakładu;
3) zapewnić niezbędne warunki do przeprowadzenia czynności kontrolnych, w tym udostępnić środki łączności, z wyjątkiem środków transportowych, oraz inne niezbędne środki techniczne do wykonania czynności kontrolnych, którymi dysponuje płatnik;
4) udzielać wyjaśnień kontrolującemu;
5) przedstawić tłumaczenie na język polski sporządzonej w języku obcym dokumentacji finansowo-księgowej i osobowej przedłożonej przez płatnika składek.
Do wszczęcia kontroli dochodzi w dniu doręczenia płatnikowi upoważnienia do przeprowadzenia kontroli oraz okazania legitymacji służbowej.
Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli powinno zawierać co najmniej treść
1) wskazanie podstawy prawnej;
2) oznaczenie jednostki organizacyjnej Zakładu;
3) datę i miejsce wystawienia;
4) imię i nazwisko inspektora kontroli Zakładu oraz numer jego legitymacji służbowej;
5) oznaczenie kontrolowanego płatnika składek;
6) wskazanie daty rozpoczęcia kontroli i przewidywanego terminu zakończenia kontroli;
7) zakres przedmiotowy kontroli;
8) podpis osoby udzielającej upoważnienia z podaniem zajmowanego stanowiska lub funkcji;
9) pouczenie o prawach i obowiązkach kontrolowanego płatnika składek
Należy mieć na uwadze, że czynności kontrolne prowadzone są w siedzibie płatnika składek oraz w miejscach prowadzenia przez niego działalności.
Inspektor kontroli ZUS jest uprawniony do wstępu i poruszania się po terenie siedziby płatnika oraz miejsc prowadzenia przez niego działalności, na podstawie dokumentów, o których mowa w art. 89 ust. 1, ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych bez potrzeby uzyskiwania przepustki oraz nie podlega rewizji osobistej przewidzianej w wewnętrznym regulaminie określonym przez płatnika składek.
Pisemne zastrzeżenia
Ustalenia dokonane w toku przeprowadzonych czynności kontrolnych opisane w protokole płatnik może kwestionować jeszcze przed wydaniem decyzji przez ZUS. Ustawodawca dał mu możliwość złożenia pisemnych zastrzeżeń w terminie 14 dni od otrzymania protokołu kontroli. Zastrzeżenia złożone bez zachowania formy pisemnej nie podlegają rozpatrzeniu ze względów formalno-prawnych.